Si tu respuesta es ninguna de las 3, probablemente tu negocio se encuentra en serios riesgos.
Sería como conducir bajo la niebla, o peor aún, conducir de noche sin luces.
En 2020 se crearon más de 158mil empresas y hasta octubre de 2021 se han creado más de 170mil nuevas empresas.
Esto quiere decir que cada año emprenden más personas y más competitivo es el mercado.
Antes de entregarte mi consejo/recomendación de cuál es la mejor opción, dividiré el post en 3 puntos:
1.- Rubros y complejidad de la gestión financiera
2.- ¿Cómo manejan sus finanzas las empresas que hemos conocido?
3.- ¿Papel, Excel o Software de Finanzas?
1.- Rubros y complejidad de la gestión financiera
La gestión financiera de una empresa se vuelve más compleja o simplifica según el rubro en el cual se desenvuelve.
Los rubros relacionados a la comida, restaurantes, cafés y comida rápida, son rubros en los cuales la gestión financiera es más compleja bajo mi experiencia.
Todos los días tienen ingresos y egresos, debemos abastecernos de insumos perecibles y debemos controlar minuciosamente los precios (más con la inflación que vivimos hoy).
Si el emprendedor trabaja “solo” o con pocas personas, se hace complejo el registro de la información, y luego de una ardua jornada, muchas veces no quedan energías para realizarlo.
Manejar la caja, la tesorería es compleja. Del dinero que ingresa, es difícil diferencia qué es para comprar insumos, pagar sueldos, cubrir costos y cual es utilidad.
Liquidez, ¿Cómo estimar la «CAJA» mensual de mi negocio?
También deben hacer “arqueos de caja” y deben realizar depósitos cada cierta cantidad de días a la semana.
Los rubros relacionados al comercio tienen una complejidad similar, con la salvedad que no tienen productos en “transformación”.
Todos los días hay ingresos y egresos, y debemos gestionar el IVA, el pago a proveedores, sueldos, las utilidades, devoluciones, garantías, etc.
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Por otra parte, las empresas B2B (empresas que venden a otras empresas) hasta cierto punto tienen una menor complejidad en sus ingresos. Básicamente emiten pocas facturas al mes, pero de alto volumen de ingreso, simplificando al menos esta parte de la gestión financiera
Sin embargo, aquí se vuelve clave financiar las cuentas por cobrar, en caso de que otorgues crédito a tus clientes, en donde realizar factoring es una buena opción.
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Las compras se pueden organizar de mejor forma, pues por lo general se trabaja “por proyectos”. Esto permite planificar de mejor forma las adquisiciones para la empresa, en donde la planificación de los trabajos nos indicarán la pauta para el mes.
Lo recomendable respecto a los egresos para las empresas B2B, es solicitar adelanto a sus clientes y solicitar «crédito» a sus proveedores, de esta forma permite equiparar los «saldos de créditos» (diferencia entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar) y reducir las necesidades de financiamiento externo.
2.- ¿Cómo manejan sus finanzas las empresas que hemos conocido?
Independiente el rubro, conocimos negocios en donde sus dueños les gustaba llevar todo en papel: Imprimían las facturas de compra y venta, las archivaban en carpetas y una vez que pagaban sus clientes o pagaban a sus proveedores las timbraban.
Otros usan una agenda o “el cuaderno”. Los más detallistas anotaban venta por venta, pero en general, se anota solo el cierre de ventas diarias y la forma de pago.
Yo creo que ni se imaginan el poder de toda esa información estática, sin ser analizada.
Están (estamos) los que prefieren Excel. A través de planillas estandarizadas van registrando todo. Permite analizar de forma básica, pero visualizas de buena forma el negocio.
Lo malo de quienes utilizan (utilizamos) esta modalidad, es que si no lo haces de buena forma se transforma en una especie de cuaderno “glorificado”. Muchas veces configuran planillas realizando recuadros o sin un formato de tabla, lo cual no permite realizar análisis, y eso no es bueno.
¿Por qué digo esto?, Excel es muy útil cuando generamos Bases de datos. Nos permite analizar rápidamente con tablas dinámicas, elaborar fórmulas y obtener análisis de forma rápida, precisa y más completa que un software de finanzas.
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Y están los que usan (usamos) Software de Finanzas. La gran ventaja de los software de finanzas es que al estar integrados a SII centralizan la información de compras y ventas (registrar la información es el trabajo más tedioso) y en casi todas las ofertas de estos servicios entregan una amplia parrilla de análisis. Si bien no entregan análisis profundos Financieros, si entregan indicadores de gestión muy necesarios para el día a día.
3.- ¿Papel, Excel o Software de Finanzas?
Software (80%) y Excel (20%)…. me explico.
Ya nos adentramos en la cuarta revolución industrial, año a año más personas se atreven y emprenden sus ideas de negocio, lo cual hace que el mercado sea muy competitivo.
Contar con información oportuna para la toma de decisiones puede marcar la diferencia entre una buena o mala decisión, y si sumamos una seguidilla de no muy buenas decisiones, puede significar que la competencia nos saque del mercado.
Emprender puede ser una las cosas más gratificantes que puedes lograr, pero a la vez una de las más difíciles de tu vida, entonces ¿Por qué no apoyarte de la tecnología?
Hoy existen software de finanzas de diferente “gama” y muchos especializados para cada rubro.
La gran mayoría se integra a impuestos internos (si no se integra, no lo compres) y hace la “pega” de registrar la información de forma automática.
Personalmente recomiendo software de finanzas de “mercado” (en donde pagas suscripciones), ya que siempre están en versión “Beta”: están en constante mejora y cada vez incorporan más atributos
Para moderar tus expectativas, en mayor o menor medida tendrás que clasificar algunas facturas y también debes descontar las facturas una vez paguen tus clientes o pagues a tus proveedores (En otras palabras, debes “meter mano” para que sirva).
Esto te ayudará a reducir costos. En el caso de las pequeñas empresas el mismo dueño debería ser capaz de llevar sus controles y en empresas de mayor tamaño, quizás con una sola persona a cargo podría llevar el control.
«Cuida de los pequeños gastos; un pequeño agujero hunde un barco..»
— Benjamin Franklin
Creo que en el futuro (mediano plazo la verdad) las Finanzas de las pequeñas y medianas empresas serán manejadas solo por el Encargado de Finanzas, sin asistentes y solo con un Software de Finanzas y excel para complementar, o muchas empresas optarán por externalizar la administración Financiera (usando software de finanzas, obviamente), así reduciendo costos y profesionalizando el área (Servicio que ya ofrecemos en Consultora Estrategia).
¿Y donde entra el 20% del Excel?
Los software de Finanzas no lo hacen todo.
Analizar tus finanzas a profundidad, analizar si tus márgenes se mantienen en buen rendimiento y acorde al mercado se puede lograr con Excel.
Un software de finanzas nos ayudará a registrar de forma automática toda tu información (documentos tributarios) y luego podemos traspasar (o exportar) a Excel y analizar “tus números a profundidad”: analizar si tus precios están bien fijados, analizar la volatilidad de tus ventas, proyectar el crecimiento del negocio, medir si el costo financiero se puede reducir en tu negocio, analizar tus márgenes en detalle y ver si tu empresa es eficiente….
En fin, se puede realizar análisis más profundos y ver cómo estás manejando las finanzas de tu negocio, algo en lo que nos especializamos en Consultora Estrategia.
Y tu…… ¿Cómo llevas las Finanzas de tu negocio?,
Si no es ahora, ¿cuándo?, HABLEMOS
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