Todos hablan de delegar y de no ser un esclavo de tu negocio.

Pero ¡ojo!, delegar no se trata de contratar a alguien, cerrar los ojos y luego tener fe en que todo saldrá bien.

Después de capacitar, tienes que controlar que las cosas se hagan en la empresa tal como lo planeaste: alineadas con la estrategia, la propuesta de valor y, claro, los valores que rigen tu negocio.

Dentro del Control de Gestión (esa área clave de las finanzas que se encarga de que todo funcione como debe), hay dos metodologías que destacan: el Balanced Scorecard (BSC) y los Objetivos y Resultados Clave (OKR).

Aquí te explico cómo funcionan, por qué son importantes y cómo puedes ponerlas en práctica para que tu negocio no solo sobreviva, sino que sea Rentable.

Balanced Scorecard (BSC): El Equilibrio Perfecto para la Estrategia

¿Qué es el Balanced Scorecard?

El Balanced Scorecard o BSC, es una herramienta de gestión que convierte la visión y la estrategia de tu empresa en algo tangible.

¿Cómo lo hace? Traduciendo esas grandes ideas en objetivos claros y KPIs (Key Performance Indicators), repartidos en cuatro áreas clave: Finanzas, Clientes, Procesos Internos, y Aprendizaje y Crecimiento.

Kaplan y Norton, los cerebros detrás de esta idea, lo diseñaron en los 90, y desde entonces se ha convertido en un estándar para la gestión estratégica en empresas de todo tipo.

Puntos Clave del BSC:

1. Perspectiva Financiera:
   • Objetivo: Mejorar el rendimiento financiero de tu empresa.
   • KPI Ejemplos: Retorno sobre la inversión (ROI), margen de beneficio, flujo de caja.
   • Ejemplo Concreto: Imagina una empresa de manufactura que se propone aumentar su ROI en un 10% en un año. ¿Cómo lo logra? Bajando costos de producción y mejorando la gestión de inventarios.
2. Perspectiva de Clientes:
   • Objetivo: Hacer que tus clientes estén más que contentos y quieran volver.
   • KPI Ejemplos: Tasa de retención de clientes, índice de satisfacción del cliente (CSAT), valor de vida del cliente (CLV).
   • Ejemplo Concreto: Un e-commerce podría apuntar a aumentar la retención de clientes en un 15% en seis meses. Para eso, implementaría un programa de lealtad y mejoraría su servicio postventa.
3. Perspectiva de Procesos Internos:
   • Objetivo: Que los procesos dentro de tu empresa sean lo más eficientes posible.
   • KPI Ejemplos: Tiempo de ciclo de producción, calidad del producto, tasa de errores operativos.
   • Ejemplo Concreto: Una empresa de software podría reducir su tiempo de desarrollo en un 20%, mejorando la colaboración entre equipos y optimizando sus pruebas.
4. Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento:
   • Objetivo: Innovar y desarrollar las capacidades de tu equipo.
   • KPI Ejemplos: Tasa de innovación, satisfacción de empleados, capacitación y desarrollo.
   • Ejemplo Concreto: Una consultora podría buscar aumentar su tasa de innovación en un 10% mediante un programa de formación continua y una plataforma interna para compartir ideas.

Cómo aplicar el BSC en la práctica:

Para poner en marcha el BSC, sigue estos pasos:

1. Define tu Visión y Estrategia: Clarifica hacia dónde va tu empresa y qué quieres lograr a largo plazo.
2. Establece Objetivos en las Cuatro Perspectivas: Finanzas, Clientes, Procesos Internos, y Aprendizaje y Crecimiento. Todos deben apuntar a la estrategia general.
3. Elige tus KPIs: Selecciona los indicadores que te ayudarán a medir si estás logrando esos objetivos.
4. Crea un Plan de Acción: Decide qué acciones tomarás, quién es responsable de cada una y cuándo deben estar listas.
5. Monitorea y Ajusta: Revisa constantemente los KPIs y ajusta tus estrategias según sea necesario para mantenerte en el camino correcto.

Objetivos y Resultados Clave (OKR): Foco y Agilidad para Ganar

¿Qué son los OKR?

Los OKR son la herramienta perfecta para establecer metas claras y ambiciosas a corto plazo. Google y otras gigantescas empresas las usan porque te ayudan a mantener el enfoque en lo que realmente importa. La idea es simple: estableces Objetivos que te inspiran y luego los combinas con Resultados Clave, que son los indicadores específicos que te dirán si estás avanzando o no.

Puntos Clave de los OKR:

1. Objetivos:
   • Definición: Los objetivos son metas cualitativas que describen lo que quieres lograr. Deben ser claros, inspiradores y ambiciosos.
   • Ejemplo Concreto: Si eres una startup de tecnología, podrías tener como objetivo «Convertirse en la plataforma líder en gestión de proyectos para pequeñas empresas».
2. Resultados Clave:
   • Definición: Los resultados clave son métricas específicas que miden tu progreso hacia el objetivo. Deben ser concretos, medibles y estar directamente relacionados con el objetivo.
   • Ejemplo Concreto: Para el objetivo anterior, podrías tener resultados clave como «Aumentar el número de usuarios registrados en un 50% en el próximo trimestre», «Reducir la tasa de abandono de usuarios en un 20%», y «Conseguir tres grandes alianzas con proveedores de software de contabilidad».

 

Cómo aplicar los OKR en la práctica:

Para usar los OKR en tu empresa, sigue estos pasos:

1. Define tus Objetivos: Mantén un número reducido de objetivos (3-5 por ciclo) y asegúrate de que estén alineados con la estrategia de la empresa.
2. Establece los Resultados Clave: Para cada objetivo, elige 3-5 resultados clave que sean específicos y medibles.
3. Comunica y Comparte: Asegúrate de que todos en la organización entiendan los OKR y sepan cómo contribuyen a ellos.
4. Revisa Regularmente: Evalúa el progreso de los OKR de forma periódica, ajustando si es necesario.
5. Aprende y Mejora: Al final de cada ciclo, revisa lo que funcionó y lo que no, y utiliza esos aprendizajes para mejorar en el próximo ciclo.

Punto de Equilibrio de una Empresa

 

Aplicando BSC y OKR en EcoSmart

Ahora, pongamos en práctica estas dos metodologías en una empresa ficticia llamada EcoSmart, que se dedica a la fabricación y venta de productos de limpieza ecológicos.

EcoSmart: Aplicando el Balanced Scorecard (BSC)

Visión: EcoSmart quiere convertirse en el líder del mercado en productos de limpieza ecológicos en el país dentro de los próximos 5 años.

Objetivos y KPIs según las cuatro perspectivas del BSC:

1. Perspectiva Financiera:
   • Objetivo: Aumentar la rentabilidad neta.
   • KPI: Margen de beneficio (meta: aumentar del 15% al 20% en 12 meses).
   • Acción: Reducción de costos de producción mediante la optimización del uso de materias primas.
2. Perspectiva de Clientes:
   • Objetivo: Incrementar la satisfacción y lealtad del cliente.
   • KPI: Índice de satisfacción del cliente (CSAT) (meta: aumentar de 80% a 90% en 6 meses).
   • Acción: Implementar un programa de recompensas para clientes frecuentes.
3. Perspectiva de Procesos Internos:
   • Objetivo: Mejorar la eficiencia de la cadena de suministro.
   • KPI: Reducción del tiempo de ciclo de producción (meta: reducir de 15 días a 10 días en 9 meses).
   • Acción: Introducir tecnologías de automatización en la planta de producción.
4. Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento:
   • Objetivo: Fomentar la innovación en el desarrollo de productos.
   • KPI: Número de nuevos productos desarrollados por año (meta: lanzar 3 nuevos productos en 12 meses).
   • Acción: Establecer un equipo de I+D con enfoque en productos sostenibles.

 

Aplicación del BSC:
EcoSmart usa el BSC para mantener un equilibrio entre sus metas financieras, la satisfacción del cliente, la eficiencia operativa y la innovación. Cada departamento sabe exactamente cuáles son sus objetivos y KPIs, lo que permite que todos trabajen en sintonía hacia la visión a largo plazo de la empresa.

Qué es un Plan Financiero y cómo ayudará a aumentar la Rentabilidad de tu negocio

 

EcoSmart: Implementando los OKR

Objetivo General: Posicionar a EcoSmart como la marca de referencia en

productos de limpieza ecológicos en el mercado del país en el próximo año.

Resultados Clave:

1. Aumentar la cuota de mercado en un 15% en los próximos 6 meses.
   • Acción: Expandir la red de distribución en 5 países nuevos y lanzar una campaña de marketing digital enfocada en estos mercados.
2. Reducir la tasa de quejas de clientes en un 30% en los próximos 3 meses.
   • Acción: Mejorar el servicio de atención al cliente implementando un sistema de seguimiento de problemas en tiempo real.
3. Incrementar las ventas en línea en un 25% en el próximo trimestre.
   • Acción: Optimizar la tienda online y mejorar la experiencia de usuario, incluyendo promociones exclusivas para compras en línea.

Aplicación de los OKR:
Con los OKR, EcoSmart se enfoca en metas ambiciosas que deben alcanzarse en un corto período de tiempo. Cada equipo sabe exactamente cuál es su objetivo y cómo se medirá su éxito. Esta metodología permite a la empresa ser ágil y ajustarse rápidamente a las necesidades del mercado.

Comparación entre BSC y OKR en EcoSmart

Para que veas cómo estos dos métodos pueden trabajar juntos o por separado, aquí tienes un cuadro comparativo:

 

Desde nuestra perspectiva, los OKR son más sencillos e intuitivos de aplicar en una Pyme, ya que se alinean con la agilidad de las pequeñas y medianas empresas.

Los OKR te entregan un mayor foco y claridad, perfectos para empresas que no tienen una estructura administrativa robusta.

Por otro lado, el Balanced Scorecard permite dividir la empresa en áreas y trabajar de manera causal, porque los KPIs se construyen desde abajo hacia arriba. Sin embargo, debido a la cantidad de KPIs y la complejidad de consolidar la información, es recomendable para empresas con una planta administrativa más desarrollada.

¿Y tú, cuál método implementarás?

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