Tener procesos en tu empresa es clave para que funcione de forma autónoma, sin que tú como dueño seas un “semáforo”, dando luz verde o roja a cada actividad.
Los procesos están interconectados: ventas informa a proceso el nuevo pedido, adquisiciones compra, remuneraciones paga comisiones al vendedor, el encargado de finanzas reporta los resultados del mes… todo esto a grandes rasgos.
Los Procesos de tu Negocio
Para que entiendas los procesos de tu negocio, te dejo está imagen para que la analicemos:
Procesos Estratégicos: Es aquí en donde definimos la dirección que llevará el negocio. Definimos la estrategia y nuestra visión. Por eso está compuesto por la Planificación estratégica, el Plan de Negocio (la parte del plan estratégicos que ejecutaremos en los próximos 12 meses) y el control de gestión, en donde definimos “lo que es importante” y lo monitoreamos.
Macro Procesos de Negocio: Este es el día a día del negocio. Si Arriba hablamos de la “Visión”, aquí hablaremos de la “Misión”.
Estos son los procesos operativos principales que generan valor directo para los clientes. En el caso de un comercio, por ejemplo, los macro procesos de negocio abarcarían:
- Gestión Comercial: Todo lo relacionado con el marketing, las ventas, la atención al cliente y la relación con el cliente.
- Gestión de Operaciones: Los procesos que tienen que ver con la producción de bienes o servicios, la gestión de la cadena de suministro, el control de calidad y la entrega.
Procesos de Apoyo: Estos procesos brindan el soporte necesario para que los macro procesos de negocio puedan funcionar eficientemente. Incluyen:
- Gestión Financiera: Control de flujos de efectivo, contabilidad, gestión financiera y presupuestaria, y análisis de inversiones.
- Gestión Administrativa: Incluye RRHH, infraestructura, IT, legal y otras funciones administrativas que ayudan a mantener la operación del negocio.
La interconexión y el flujo eficiente entre estos procesos son cruciales para el éxito y la rentabilidad de tu empresa.
En Consultora Estrategia nos dedicamos a las Finanzas y Estrategia, y en lo que resta del artículo, nos enfocaremos al proceso que más enreda a los dueños de negocio: La Gestión Financiera
Importancia de la Gestión Financiera
Aquí es donde se gestionan los ingresos y egresos de la empresa, y se trabaja para que cada actividad o responsabilidad cuente con los recursos necesarios.
Este es un proceso de apoyo fundamental que actúa como el sistema circulatorio del negocio.
¿Pero qué es exactamente la gestión financiera?
Vamos a la definición de manual: Es la planificación, análisis y control de las actividades financieras que permiten a una empresa cumplir sus objetivos económicos.
Los Procesos de la Gestión Financiera
Vamos al detalle y al paso a paso de una Gestión Financiera de una empresa. La gestión financiera se compone de varios procesos:
1.- Contabilidad y Registro Financiero: Esto tiene un trasfondo legal, no lo olvides, hay normas contables y registros obligatorios según tu régimen tributarios que se deben respetar para entregar la información necesaria a la institución fiscalizadora (SII). Pero esto, no te enredes, déjaselo a tu oficina de contabilidad.
Si, para tu control y gestión, debes llevar registros y para eso están los software de Finanzas.
¿Has escuchado a asesores o influencer de finanzas, quienes mencionas que para controlar las finanzas debes registrar cada ingreso y egreso?
Bueno, como todos los documentos tributarios hoy son electrónicos, un software hace la “pega” de registrar la información, e inclusive hay algunos que clasifican los egresos y egresos de forma automática, todo dependerá de tu presupuesto para contratar una suscripción.
2.- Gestión de Pagos y Cobros: En el paso anterior registramos la información (¿te das cuenta de su importancia?) y aquí comenzamos a gestionar que recibamos el dinero de las ventas y pagar a nuestros proveedores.
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3.- Gestión de Tesorería y presupuestos: Aquí entramos al flujo de caja, validamos y trabajamos para cumplir las proyecciones de ingresos y egresos y nos aseguramos que la empresa esté siempre financiada (la principal fuente de financiamiento, son las propias ventas).
4.- Gestión de Nóminas: Los sueldos en buena parte son costos fijos, pero hay componentes variables (comisiones, bonos, horas extras) que hay que gestionar para contar con el dinero a fin de mes y cumplir.
5.- Cumplimiento Tributario: Aquí entra el “iva” (F29), debemos cumplir con las obligaciones mensuales y declarar todos los impuestos que involucre nuestro negocio. La gestión del PPM es crucial, para llegar a abril de forma tranquila.
6.- Gestión de Costos: Podríamos dejar este punto junto a tesorería y presupuesto, o dentro de los informes. Sin embargo, la idea es resaltar que debemos gestionar nuestros costos y ver que cumplamos lo presupuestado.
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7- Informes Financieros y análisis: Debemos controlar mes a mes, no sirve una vez al año. Aquí se Proporciona una visión clara del rendimiento financiero, es la hora de la verdad, y debemos determinar si las ventas generaron ganancias.
8.- Auditoría y Control Interno: Aparte de la gestión y control mensual, siempre es buenos generar auditorias, internas o externas y dar una revisión extra a que todo se está llevando en regla.
9.- Gestión de Riesgos Financieros: Los riesgo financieros se planifican, y según cada tipo de negocio, los riesgos son distintos. Tipos de cambio, tasas de interés, son los más comunes. En una pyme, por ejemplo, algunos riesgos financieros podría ser pagos de finiquitos no esperados, daños en maquinaria a realizar mantención o reponer.
Pero como se mencionó, se planifica, y mes a mes los monitoreamos.
Como dueños de negocios o gestores, debemos comprender los procesos de nuestros negocios y en el caso de la gestión financiera, nosolo un proceso de apoyo, sino una base sobre la cual se construyen los objetivos de la empresa.
A través de una gestión financiera sólida y procesos bien estructurados, una empresa no solo sobrevive en el mercado actual, sino que prosperase expande y aumenta su Rentabilidad.
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